Formulare mit Outlook 2007 erstellen

Verfasst von Jörg Uhrzeit 11:43 . Abgelegt in Customer Service, wie geht das

Outlook 2007 - LogoEs lässt sich nicht vermeiden, dass im Zusammenhang mit dem online Einkauf auch per E-Mail eingehende Kundenanfragen zu bearbeiten sind. In meinen Augen ist neben einer umgehenden Reaktion , auch eine möglichst effiziente Bearbeitung der Anfragen notwendig.

Über einen optimierten Bearbeitungsprozess lassen sich hier sehr viel Zeit und somit Kosten sparen, ohne die angestrebte Service-Qualität zu vernachlässigen. Ein Hilfsmittel ist dabei die Anlage von Mail-Formularen für wiederkehrende Anfragen.

Ich kenne auch umfangreichere Ticket-Systeme, wie beispielsweise das Feature-Monster OTRS , oder die schlanke open Source Anwendung osTicket und gebe zu, dass diese Systeme bei der Bearbeitung von eingehenden Anfragen einige Vorteile bieten.

Ist Outlook allerdings vorhanden und geht es im ersten Schritt nicht darum größere Auswertungen im Hinblick auf das Anfragevolumen und die Bearbeitungszeiten zu starten, oder die Anfragen durch mehrere Mitarbeiter bearbeiten zu lassen, ist es keine schlechte Wahl mit dem zu arbeiten, was halt da ist und mit dem man sich auskennt.

Wie erstellt man also Formulare? Ich beschreibe mal den Weg, den ich nutze. Sicherlich gibt es auch andere Vorgehensweise, aber ich bin eben so am schnellsten.

Falls noch nicht geschehen, muss man sich den Reiter “Entwicklertools” anzeigen lassen. Dazu geht man über den Outlook-Menüpunkt “Extras” in die “Optionen”, wählt den Reiter “Weitere” und klickt den Button “Erweiterte Optionen …” an. Hübsch versteckt, oder? Jetzt setzt man noch den Haken an der Option “Registerkarte ‘Entwicklertools’ in der Multifunktionsleiste anzeigen” und bekommt zur Belohnung ab sofort in allen installierten Office-Anwendungen den Reiter “Entwicklertools” angezeigt.

Outlook 2007 - erweiterte Optionen

Outlook 2007 – erweiterte Optionen

Damit man erst einmal ein Formular inhaltlich füllt, bevor man an den Feldern und Funktionen schraubt, wird eine neue E-Mail erstellt und der gewünschte Text formuliert. Jetzt klickt man auf den Reiter “Entwicklertools”, wählt unter “Veröffentlichen” den Punkt “Formular veröffentlichen unter …” aus und vergibt einen schmissigen Namen.

Outlook 2007 - Testformular

Outlook 2007 – Testformular

Unter “Extras” – “Formulare” – “Formular auswählen …” können in der “Bibliothek für persönliche Formulare” jetzt die erstellten Kunstwerke ausgewählt werden.

Outlook 2007 - Auswahl Formular

Outlook 2007 – Auswahl Formular

Sollte jemand glauben, dass damit alle Möglichkeiten zur Erstellung von persönlichen Formularen ausgereizt sind … Pustekuchen. Jetzt kann man sich, falls es gewünscht wird, noch wesentlich weiter austoben. Dazu wählt man beispielsweise das erstellte Formular aus, wechselt in den Reiter “Entwicklertools” und klickt todesmutig auf den Menüpunkt “Dieses Formular entwerfen”.

Nun geht es richtig ab. Hier können nach Lust und Laune Felder hinzugefügt werden, Funktionen erstellt und Basteleien am Layout realisiert werden … man kann quasi das bekannte Outlook Mail-Formular vollkommen auf den Kopf stellen ;-).

Outlook 2007 - Testformular modifizieren

Outlook 2007 – Testformular modifizieren

Es würde aber zu weit führen, hier alle Möglichkeiten zu erläutern. Außerdem muss ich zugeben, dass ich bei weitem nicht alle kenne.

Vielleicht noch ein abschließender Punkt. Wie lösche ich eigentlich ein Formular aus der Bibliothek? Das hat sich mir auch nicht sofort erschlossen. Folgenden Weg muss man dabei gehen: “Extras” – “Optionen” – “Weitere” – “Erweiterte Optionen” – “Benutzerdefinierte Formular …” – “Formulare verwalten …” – Formular auswählen und “Löschen”. Ist doch logisch, oder? ;-)

Outlook 2007 - Testformular löschen

Outlook 2007 – Testformular löschen

Und jetzt viel Spaß beim Formular designen!

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Joerg Reintjes Hier schreibt Jörg Reintjes. Mensch, Internet-, ecommerce-, open Source-, Software-, Gadget-Fan. Neues-Ausprobierer. Familie, Neues lernen, Fitness und Currywurst - Daumen hoch! Sommerzeit, Gemüsesuppe, Benzinpreise, Opportunisten - Daumen runter! Als Blogger freue mich natürlich über jeden Kommentar. Um nichts zu verpassen, folge mir einfach per RSS-Feed, Twitter oder auf Facebook.

Kommentare (8)

  • Holger
    18. April 2013 um 14:00 |

    sehr gut erklärt

  • Webdesign Preise datenbank
    29. Mai 2013 um 13:44 |

    Super! Danke, dass sie diese Information bereit gestellt
    haben. Das war ein ausgesprochen interessanter Artikel.

    • Lolito
      26. Juni 2013 um 10:39 |

      Hallo vielen Dank für den Artikel.

      Ich google mich grad tot.

      Kennen Sie Quellen (Internetseiten, Onlinekurse Bücher) die mir zeigen wie ich mit den einzelnen Möglichkeiten umgehe/ anwende?

      Vielen Dank

  • Daniel
    26. Februar 2014 um 16:03 |

    Hallo,
    interessanter Artikel, danke dafür.

    Aber wie kann ich denn mein eigens erstelltes Formular zum Standard für Outlook machen?
    Ich möchte eben nicht immer auf Formulare gehen und es dann auswählen, sondern direkt auf “Neuen kontakt anlegen” und dann soll auch mein erstelltes Formular automatisch erscheinen.

    Kann man das irgendwie bewerkstelligen? Das würde mir sehr viel Arbeit ersparen.

    • Jörg
      26. Februar 2014 um 16:25 |

      Wenn du in den Dialog “Formular wählen” gehst, wird dir zunächst die Bibliothek für Standardformulare angezeigt.

      Ich würde das Formular “Nachricht” auswäheln, anpassen und als Formular abspeichern (als Formular veröffentlichen). Damit sollte dann die Funktion “neue E-Mail” zukünftig das von dir angepasste Standardformular “Nachricht” anziehen.

      Zugegeben … nicht sonderlich elegant und auch noch nicht ausprobiert, aber das wäre für mich der pragmatischste Ansatz.

  • Daniel
    27. Februar 2014 um 11:36 |

    Danke für die Rückmeldung ;)
    Habe es auch selber gefunden.

    Schau mal hier, das ist auch “elegant”:

    Wie beschrieben ein Formular abspeichern über die Entwicklertools.
    Dann unten links im Outlook auf Kontakte klicken und dann weiter oben mit der rechten Maustaste auf das große Kontaktefeld(nicht auf den großen Button unten links, wo auch Kalendar, Mail etc angebeben ist, da öffnet sich per rechtsklick nur die Navigationsbereichsoptionen).
    Dort sieht man dann schon die Option “Bereitstellen in diesem Ordner mit:”
    Und dann das gewünschte, selbsterstellte Formular wählen.

    Dann wird es standardmäßig beim wählen der Option “Neuer Kontakt” aufgerufen.

    So muss es sein ;)

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