Organisation meines Arbeitsalltags – Bekenntnisse eines Selbstständigen

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Oh Mann … an meinen Überschriften muss ich wirklich noch arbeiten.

Das hält mich aber nicht davon ab, an der spannenden Blogparade Getting Things Done teilzunehmen. Auf die Zusammenfassung der Beiträge bin ich wirklich gespannt, da es meiner Erfahrung nach gerade zu diesem Thema immer eine Menge von Anderen zu lernen gibt.

Wie aus der Überschrift unschwer abzulesen ist, bin ich Selbstständig und habe die Erfahrung gemacht, dass eine möglichst durchdachte Eigenorganisation mir dabei hilft, die mir zur Verfügung stehende Arbeitszeit effizient zu nutzen und mich nicht in irgendwelchen Nebensächlichkeiten zu verlieren.

Organisation des Arbeitsplatzes

Zunächst einmal gehört dazu  eine für mich möglichst angenehme und auf meine Bedürfnisse zugeschnittene Arbeitsumgebung.

Das sind auf den ersten Blick sehr banale Dinge, die aber im Endeffekt dazu führen, dass sich die Produktivität steigert.

Ein separates Arbeitszimmer, ein ordentlicher Stuhl, Schreibtisch, angenehme Beleuchtung und Musik hören sich vielleicht unspektakulär an, sind aber für mich unverzichtbar. Dazu gehören auch Büromöbel, die zwar funktional sind, aber bei deren Anblick man nicht sofort an “Großraumbüro” denkt. Nichts extravagantes, aber zumindest ein wenig auch für’s Auge gebaut.

Die Arbeitsmittel müssen passen.

In meinem Fall ist das ordentliche Hardware. Nichts ist schlimmer, als einen Teil des Tages auf einen lahmen Rechner zu warten, auf ausgelutschte Monitore zu starren, oder mit einer Klappertastatur inklusive wenig ergonomischer Maus zu arbeiten.

Die übliche Büroausstattung, auf die man auch in Zeiten des “papierlosen Büros” nicht ganz verzichten kann (Ordner, Notizblöcke, Hefter, Locher, Stifte, Briefumschläge usw.) sollte natürlich zum einen da und in Griffweite sein und zum anderen nicht schon durch Jahrzehnte der Benutzung ausgelutscht wirken.

die Todo-Liste

Für mich Dreh- und Angelpunkt meiner Arbeit. Ich führe diese Liste mit One Note, da sich dieses Programm als flexibel und gut strukturierbar erwiesen hat.

Die Aufgaben sind zunächst einmal zeitlich eingeordnet. Grob unterscheide ich in lang-, mittel- und kurzfristige zu erledigende Aufgaben. Langfristig bedeutet für mich einen Fertigstellungstermin >3 Monate. Mittelfristige Endtermine liegen zwischen 1-3 Monaten und kurzfristige abzuschließende Todos haben Termine <1 Monat. Entscheidend dabei ist, dass jede Aufgabe einen Anfangs- und einen Endtermin hat. Dazu kommen dann noch wiederkehrende Routinen, die in monatliche, wöchentliche und tägliche Aufgaben eingeteilt sind.

Darüber hinaus sind die Themen auch noch klassifiziert. Handelt es sich um einfach zu erledigende Punkte, oder haben die Todos eher einen Projektcharakter. “Einfache” Aufgaben versehe ich im Zweifelsfall nur mit einigen Unterpunkten, damit ich den Überblick darüber behalte, was es zu tun gibt. Geht es um Projekte, werden die Geschichten in einem traditionellen Projektplan strukturiert.

Die komplette Chose ist thematisiert. Überschriften sind hier beispielsweise Marketing, IT, Controlling, Buchhaltung, Einkauf, Verkauf, Organisation, Fulfillment und Service.

Schlussendlich gibt es dann natürlich auch noch eine Priorisierung, aus der sich teilweise auch die zeitliche Einordnung ergibt. Betriebsprobleme haben immer die Prio 1, Themen, die Geld bringen die Prio 2 und der Rest ist dann noch in Prio 3 – 6 eingeteilt. Mehr als 6 Stufen machen für mich keinen Sinn und haben nur eine Alibifunktion für solche Sachen, die ich sowieso nie anfasse.

Allgemeine Randbemerkungen

Hört sich jetzt unwichtig an, füllt aber meinen Tag und die Organisationsprozesse mit Leben und führt dazu, dass trotz des engen Organisationskorsetts auch eine gewisse Flexibilität und Kreativität erhalten bleibt.

Ich versuche zumindest mir eine tägliche Arbeitszeit einzuräumen, die auch Platz für Freizeit lässt. Das gelingt zwar nicht immer, aber ich brauche auch Zeiten in denen ich abschalten kann. Irgendwo bin ich zwar auch in der Freizeit “Standby”, aber auch hier versuche ich diesen “Betriebsmodus” weitestgehend zu unterdrücken. Im Zweifelsfall habe ich immer irgend etwas dabei, um mir eine kurze Gedankennotiz zu machen, damit ich mich mit der Idee zu einem späteren Zeitpunkt (während der Arbeitszeit) beschäftigen kann.

Ich räume mir in meiner Arbeitszeit immer auch Stunden ein, in denen ich mich informiere, kreativ bin oder einfach auch mal ziellos im Netz stöbere, um neue Trends und Ideen abzusammeln. Diese Zeit ist in meinen Augen existentiell wichtig für den weiteren Fortschritt des Gesamtprojekts “Selbstständigkeit”. Dazu gehört natürlich auch die Zeit für diesen Artikel .

Ich überprüfe meine Organisationsprozesse regelmäßig, das heißt wöchentlich und monatlich. Hilft mir dabei, Produktivitätskiller zu entdecken und meine Abläufe zu optimieren. Das kann dann durchaus dazu führen, dass ich auch Kernprozesse umstrukturiere. Mit dieser Vorgehensweise verringere ich die Gefahr “betriebsblind” zu werden. Dabei sind auch Hinweise von außen immer sehr willkommen.

Jetzt kommt eine richtig kranke Geschichte: Ich plotte permanent meine Arbeitszeit mit. Dazu nutze ich die Software timeEdition. Das mache ich nicht, um mich vor irgendwem zu rechtfertigen, sondern einfach nur um im Überblick zu behalten, für was ich so meine Stunden verplemper. Ist auch für die eben angesprochene Prozessüberprüfung wichtig.

Noch eine seltsame Angewohnheit: Am Ende des Arbeitstages räume ich meinen Schreibtisch auf. Es ist mir einfach zuwider, wenn ich am Morgen ins Büro komme und der Arbeitsplatz sieht aus, als wenn unsere Hunde sich darauf ausgetobt hätten. Akute Unlust ist dann die garantierte Folge.

Die Fokussierung auf die anstehende Aufgabe ist mir wichtig. Es lässt sich war nicht immer vermeiden Dinge parallel zu bearbeiten, aber das sollte immer die Ausnahme bleiben und nicht zur Regel werden.

Gelegentliche Ablenkung in Form eines akut interessanten Themas lasse ich zwar auch zu, aber im Zweifelsfall setze ich mir einfach einen Merker und bearbeite das dann “in einer stillen Stunde”.

Als Zahlenmensch setze ich mir immer sehr konkrete Ziele und kontrolliere den Stand der Dinge. Darauf möchte ich jetzt nicht näher eingehen, aber es motiviert mich ungemein, wenn ich anhand von Zahlen erkennen kann, dass ich meinen mir gesteckten Zielen wieder ein Stück näher gekommen bin.

“Visionen” war und ist immer so ein Marketing-/Motivations-Buzzword. Trotzdem habe ich sie und sie helfen mir, meine allgemeinen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und mich auch aus gelegentlich auftretenden Motivationslöchern herauszuholen.

Apropos Motivationsloch. Kommt natürlich auch vor. Was mache ich in diesem Fall? Ich schmeiße meine komplette Organisation über den Haufen, greife mir ein Todo heraus, zu dem ich gerade Lust habe und arbeite daran. Darüber gelingt es mir eigentlich immer, mich wieder zu begeistern und wieder aufzutanken.

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